☎️ISO 9001 para Agencias de Transporte

Las agencias de transporte actúan como intermediarias entre empresas que necesitan transportar mercancías y transportistas que disponen de capacidad para realizar los servicios.

Su actividad puede comprender:

• Intermediación de transportes.
• Contratación de transportistas.
• Gestión de cargas.
• Organización de rutas.
• Coordinación de recogidas.
• Seguimiento de entregas.
• Gestión documental.
• Gestión de incidencias.
• Gestión de proveedores.
• Facturación.

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Tipos de agencias de transporte

La ISO 9001 puede aplicarse a:

• Agencias de transporte nacional.
• Agencias de transporte internacional.
• Agencias de transporte terrestre.
• Agencias de transporte por carretera.
• Agencias de transporte marítimo.
• Agencias de transporte aéreo.
• Agencias de transporte ferroviario.
• Agencias de transporte multimodal.
• Agencias de transporte urgente.
• Agencias de grupaje.
• Agencias de cargas completas.
• Agencias de cargas parciales.
• Agencias especializadas en distribución.
• Agencias especializadas por sectores.

Servicios de intermediación

Pueden incluir:

• Búsqueda de transportistas.
• Contratación de transporte.
• Asignación de cargas.
• Organización de recogidas.
• Organización de entregas.
• Seguimiento.
• Gestión de incidencias.
• Gestión de documentación.

Solicitud del cliente

Debe recopilarse:

• Origen.
• Destino.
• Fecha de recogida.
• Fecha de entrega.
• Mercancía.
• Peso.
• Volumen.
• Número de bultos.
• Tipo de vehículo necesario.
• Requisitos especiales.

Presupuestos

El proceso puede incluir:

1. Recepción de solicitud.
2. Análisis de necesidades.
3. Búsqueda de transportistas.
4. Solicitud de tarifas.
5. Comparación.
6. Cálculo del precio.
7. Oferta al cliente.
8. Confirmación.

Gestión de cargas

Puede gestionarse:

• Carga completa.
• Carga parcial.
• Grupaje.
• Cargas urgentes.
• Cargas especiales.
• Cargas refrigeradas.

Asignación de cargas

Debe buscarse el transportista más adecuado considerando:

• Ruta.
• Disponibilidad.
• Capacidad.
• Tipo de vehículo.
• Precio.
• Plazo.
• Experiencia.
• Historial de incidencias.

Bolsa de cargas

Las agencias pueden utilizar sistemas para:

• Publicar cargas.
• Buscar vehículos.
• Comparar ofertas.
• Asignar servicios.
• Gestionar disponibilidad.

Selección de transportistas

Debe contemplar:

• Identificación.
• Autorizaciones.
• Cobertura.
• Experiencia.
• Capacidad.
• Vehículos.
• Seguros.
• Historial.
• Tarifas.
• Calidad del servicio.

Homologación de transportistas

Puede incluir:

• Evaluación inicial.
• Documentación.
• Validación.
• Homologación.
• Seguimiento.
• Reevaluación.

Evaluación de proveedores

Puede utilizar indicadores de:

• Puntualidad.
• Incidencias.
• Daños.
• Reclamaciones.
• Disponibilidad.
• Tiempo de respuesta.
• Cumplimiento documental.

Contratación del transporte

Debe quedar definido:

• Servicio.
• Origen.
• Destino.
• Fecha.
• Precio.
• Transportista.
• Condiciones.
• Requisitos especiales.

Coordinación de recogida

Debe controlarse:

• Dirección.
• Horario.
• Contacto.
• Vehículo.
• Transportista.
• Confirmación.

Coordinación de entrega

Debe controlarse:

• Destino.
• Horario.
• Contacto.
• Requisitos de descarga.
• Confirmación de entrega.

Seguimiento

La agencia debe disponer de información sobre:

• Recogida.
• En tránsito.
• Incidencias.
• Llegada.
• Entrega.

Trazabilidad

Puede establecerse:

solicitud → presupuesto → asignación → recogida → transporte → entrega → documentación → facturación.

Gestión de ETA

Debe actualizarse la previsión de entrega cuando existan:

• Retrasos.
• Tráfico.
• Averías.
• Problemas de carga.
• Incidencias en ruta.

Gestión de incidencias

Puede incluir:

• Retrasos.
• Averías.
• Accidentes.
• Falta de vehículo.
• No recogida.
• No entrega.
• Daños.
• Pérdidas.
• Documentación incorrecta.

Retrasos

Debe establecerse:

1. Detección.
2. Identificación de causa.
3. Comunicación.
4. Búsqueda de solución.
5. Seguimiento.
6. Confirmación.
7. Cierre.

Averías

Puede requerir:

• Comunicación inmediata.
• Localización del vehículo.
• Asistencia.
• Vehículo de sustitución.
• Reorganización de la entrega.

Entregas fallidas

Las causas pueden ser:

• Destinatario ausente.
• Dirección incorrecta.
• Horario incumplido.
• Problemas de acceso.
• Mercancía incorrecta.
• Documentación insuficiente.

Daños en mercancías

Debe registrarse:

• Tipo de daño.
• Mercancía afectada.
• Momento de detección.
• Transportista.
• Evidencias.
• Reclamación.
• Resolución.

Pérdida de mercancías

Debe existir un procedimiento de:

• Investigación.
• Localización.
• Comunicación.
• Reclamación.
• Resolución.

Gestión de reclamaciones

Debe controlarse:

• Cliente.
• Operación.
• Transportista.
• Motivo.
• Evidencias.
• Resolución.
• Acciones correctivas.

Documentación de transporte

Puede gestionar:

• CMR.
• Albaranes.
• Órdenes de transporte.
• Confirmaciones.
• Pruebas de entrega.
• Facturas.
• Documentación de incidencias.

Prueba de entrega

Puede utilizarse:

• Firma.
• POD digital.
• Fotografía.
• Código.
• Registro electrónico.

Transporte refrigerado

Cuando se gestionen mercancías a temperatura controlada pueden controlarse:

• Temperatura requerida.
• Vehículo.
• Transportista.
• Tiempo de tránsito.
• Registros.
• Incidencias.

Mercancías peligrosas

Cuando corresponda, deberán considerarse los requisitos específicos aplicables al transporte de mercancías peligrosas.

Puede incluir:

• Clasificación.
• Documentación.
• Embalaje.
• Etiquetado.
• Transportista autorizado.

Cargas especiales

Puede gestionar:

• Mercancías sobredimensionadas.
• Cargas pesadas.
• Mercancías de alto valor.
• Productos perecederos.
• Cargas urgentes.

Transporte internacional

Puede coordinar:

• Transportistas internacionales.
• Documentación.
• Aduanas.
• Rutas.
• Entregas internacionales.
• Agentes.

Gestión de proveedores externos

Debe controlarse la prestación subcontratada mediante:

• Homologación.
• Contratos.
• Evaluaciones.
• KPI.
• Reclamaciones.
• Reevaluaciones.

Control de tarifas

Debe analizarse:

• Precio del transportista.
• Precio al cliente.
• Margen.
• Recargos.
• Peajes.
• Servicios adicionales.

Gestión de márgenes

Puede medirse:

• Margen por servicio.
• Margen por cliente.
• Margen por ruta.
• Margen por transportista.
• Desviación entre coste previsto y real.

Facturación

Debe comprobarse:

• Servicio realizado.
• Precio contratado.
• Recargos.
• Gastos adicionales.
• Factura del transportista.
• Factura al cliente.

Sistemas informáticos

Puede utilizar:

• TMS.
• ERP.
• CRM.
• Bolsa de cargas.
• GPS.
• Plataformas de tracking.
• Aplicaciones móviles.
• EDI.
• API.

Digitalización

Puede permitir:

• Automatizar asignaciones.
• Comparar tarifas.
• Realizar seguimiento.
• Digitalizar documentación.
• Automatizar avisos.
• Integrar clientes y transportistas.

Ciberseguridad

La ISO 27001 puede ser interesante para proteger:

• Datos de clientes.
• Direcciones.
• Información de cargas.
• Tarifas.
• Documentación.
• Plataformas digitales.
• Sistemas de seguimiento.

Continuidad del negocio

La ISO 22301 puede ayudar ante:

• Caídas de sistemas.
• Ciberataques.
• Huelgas.
• Falta de transportistas.
• Crisis de suministro.
• Averías de plataformas.
• Interrupciones de comunicaciones.

Gestión ambiental

La ISO 14001 puede ayudar a gestionar los impactos ambientales asociados a la actividad y a los servicios de transporte contratados.

Puede contemplar:

• Emisiones.
• Combustibles.
• Consumo energético.
• Residuos.
• Selección ambiental de proveedores.

Gestión de emisiones

Puede calcularse:

• CO₂e por transporte.
• CO₂e por tonelada.
• CO₂e por kilómetro.
• Emisiones por cliente.
• Emisiones por ruta.

Gestión de riesgos

Los principales riesgos pueden incluir:

• Falta de transportistas.
• Incumplimiento de plazos.
• Averías.
• Accidentes.
• Daños.
• Pérdidas.
• Errores documentales.
• Fluctuación de precios.
• Huelgas.
• Ciberataques.
• Fallos de sistemas.

Indicadores de calidad

Pueden medirse:

• Recogidas a tiempo.
• Entregas a tiempo.
• Entregas al primer intento.
• Incidencias.
• Daños.
• Pérdidas.
• Reclamaciones.
• Errores documentales.

KPI específicos de agencias de transporte

Especialmente interesantes:

• Tiempo de respuesta a solicitudes.
• Tiempo de asignación de carga.
• Porcentaje de cargas asignadas.
• Cumplimiento de recogidas.
• Cumplimiento de entregas.
• Incidencias por transporte.
• Coste medio por operación.
• Margen por operación.
• Reclamaciones por transportista.
• Satisfacción del cliente.

KPI de transportistas

Pueden incluir:

• Puntualidad.
• Disponibilidad.
• Fiabilidad.
• Incidencias.
• Daños.
• Reclamaciones.
• Tiempo de respuesta.
• Cumplimiento documental.

Satisfacción del cliente

Puede analizarse mediante:

• Encuestas.
• Reclamaciones.
• Repetición de servicios.
• Pérdida de clientes.
• Valoraciones.

Gestión documental

Puede incluir:

• Procedimiento de recepción de solicitudes.
• Procedimiento de presupuestos.
• Procedimiento de selección de transportistas.
• Procedimiento de homologación.
• Procedimiento de contratación.
• Procedimiento de asignación de cargas.
• Procedimiento de seguimiento.
• Procedimiento de recogida.
• Procedimiento de entrega.
• Procedimiento de gestión documental.
• Procedimiento de incidencias.
• Procedimiento de daños.
• Procedimiento de pérdidas.
• Procedimiento de reclamaciones.
• Procedimiento de evaluación de proveedores.
• Procedimiento de facturación.
• Plan de contingencia.
• Indicadores.
• Auditorías.
• Acciones correctivas.

Requisitos principales de la ISO 9001

El Sistema de Gestión puede contemplar:

• Contexto.
• Partes interesadas.
• Requisitos del cliente.
• Requisitos legales.
• Política de calidad.
• Objetivos.
• Gestión de riesgos.
• Gestión de proveedores.
• Homologación.
• Solicitudes.
• Presupuestos.
• Contratación.
• Asignación.
• Seguimiento.
• Trazabilidad.
• Gestión documental.
• Incidencias.
• No conformidades.
• Reclamaciones.
• Indicadores.
• Auditorías internas.
• Revisión por la Dirección.
• Acciones correctivas.
• Mejora continua.

Normas y sistemas complementarios

ISO 14001

Para gestionar los aspectos ambientales relacionados con la actividad y los transportes contratados.

ISO 45001

Para gestionar los riesgos laborales del personal de la agencia.

ISO 27001

Para proteger los datos y sistemas utilizados en la gestión de cargas y transportistas.

ISO 22301

Para garantizar la continuidad de la actividad de intermediación y gestión de transportes.

¿Por qué elegir Consultores ISO?

En Consultores ISO ayudamos a agencias de transporte a implantar Sistemas de Gestión adaptados a sus procesos específicos de intermediación, contratación de transportistas, gestión de cargas, asignación de servicios, seguimiento, documentación, incidencias y control de proveedores.

Adaptamos el sistema a agencias nacionales e internacionales, agencias de grupaje, cargas completas, cargas parciales, transporte urgente y agencias especializadas por sectores.

También podemos integrar la ISO 9001 con ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 e ISO 22301, según las características de la organización.

El objetivo es disponer de un sistema práctico que permita mejorar la asignación de cargas, controlar a los transportistas, reducir incidencias, aumentar la puntualidad, mejorar la trazabilidad y elevar la satisfacción de los clientes.

FAQ – Preguntas frecuentes

¿Puede una agencia de transporte certificarse con ISO 9001 aunque no tenga vehículos propios?

Sí. La ISO 9001 puede aplicarse a empresas cuya actividad principal sea la intermediación y coordinación de servicios de transporte subcontratados.

¿Es necesario controlar a los transportistas?

Sí. La selección, homologación, evaluación y reevaluación de los transportistas es uno de los procesos fundamentales.

¿Qué diferencia existe entre una agencia de transporte y un Freight Forwarder?

Una agencia de transporte suele centrarse especialmente en la intermediación y contratación de servicios de transporte, mientras que un Freight Forwarder suele desarrollar una gestión más amplia de operaciones logísticas y transporte internacional.

¿Qué indicadores son más importantes?

Destacan el tiempo de asignación, recogidas a tiempo, entregas a tiempo, incidencias, daños, reclamaciones, disponibilidad de transportistas, coste por operación y margen por servicio.

¿Puede integrarse ISO 9001 con ISO 14001?

Sí. La integración permite gestionar conjuntamente la calidad del servicio y los aspectos ambientales asociados a la actividad y a los proveedores de transporte.

¿Necesitas ayuda?

Puede obtener más información en: info@consultoresiso.es , Consultores ISO , ISO 9001.

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