☎️ISO 9001 para Empresas Consignatarias

Las empresas consignatarias de buques actúan como representantes del armador o naviera en puerto, coordinando los servicios necesarios durante la escala y facilitando la relación entre el buque, su compañía y los distintos agentes portuarios.

Su actividad puede incluir:

• Representación del armador.
• Gestión de escalas.
• Atención al buque.
• Gestión documental.
• Coordinación portuaria.
• Contratación de servicios.
• Gestión de tripulaciones.
• Gestión de suministros.
• Coordinación de operaciones.
• Gestión de incidencias.

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Tipos de empresas consignatarias

La ISO 9001 puede aplicarse a:

• Consignatarias de buques mercantes.
• Consignatarias de portacontenedores.
• Consignatarias de graneleros.
• Consignatarias de buques Ro-Ro.
• Consignatarias de buques Ro-Pax.
• Consignatarias de cruceros.
• Consignatarias de ferris.
• Consignatarias de petroleros.
• Consignatarias de buques químicos.
• Consignatarias de buques gaseros.
• Consignatarias de buques frigoríficos.
• Consignatarias de carga general.
• Consignatarias de buques multipropósito.
• Consignatarias de buques offshore.
• Consignatarias de buques especializados.

Gestión de escalas

Debe planificarse:

• Buque.
• Armador.
• Naviera.
• Puerto.
• ETA.
• ETB.
• ETD.
• Terminal.
• Tipo de carga.
• Servicios necesarios.

Preaviso de escala

Debe registrarse:

• Nombre del buque.
• IMO.
• Bandera.
• Armador.
• Operador.
• Puerto anterior.
• Puerto siguiente.
• ETA.
• Tipo de operación.
• Carga.
• Tripulación.

Confirmación de escala

Debe verificarse:

• Fecha.
• Hora.
• Atraque.
• Terminal.
• Servicios.
• Documentación.
• Requisitos especiales.

Planificación de servicios portuarios

Puede incluir:

• Práctico.
• Remolcadores.
• Amarradores.
• Estibadores.
• Terminal.
• Gestión de residuos.
• Suministro de combustible.
• Agua.
• Provisiones.
• Reparaciones.
• Inspecciones.

Coordinación con el buque

Debe mantenerse comunicación con:

• Capitán.
• Oficial responsable.
• Tripulación.
• Operador del buque.
• Armador.

Comunicación marítima

Debe establecer:

• Canales de comunicación.
• Responsables.
• Horarios.
• Sistemas de comunicación.
• Protocolos de emergencia.

Gestión documental

Puede incluir:

• Documentación del buque.
• Manifiestos.
• Declaraciones.
• Listas de tripulación.
• Documentación de carga.
• Documentación portuaria.
• Documentación aduanera.
• Certificados.
• Autorizaciones.

Control documental

Debe comprobarse:

• Identificación.
• Vigencia.
• Integridad.
• Requisitos.
• Plazos.
• Destinatarios.

Documentación de tripulación

Puede incluir:

• Crew list.
• Datos de tripulación.
• Cambios de tripulación.
• Embarques.
• Desembarques.
• Repatriaciones.

Gestión de pasajeros

En ferris y cruceros puede incluir:

• Listas.
• Embarque.
• Desembarque.
• Documentación.
• Servicios especiales.
• Coordinación con terminales.

Gestión de carga

Puede coordinar:

• Manifiestos.
• Carga.
• Descarga.
• Contenedores.
• Mercancías peligrosas.
• Carga especial.

Coordinación con terminales

Debe gestionar:

• Ventanas operativas.
• Atraques.
• Carga.
• Descarga.
• Estiba.
• Desestiba.
• Documentación.

Coordinación con empresas estibadoras

Debe controlar:

• Horarios.
• Recursos.
• Operaciones.
• Información de carga.
• Incidencias.

Coordinación con prácticos

Debe gestionar:

• Solicitud.
• Horario.
• Buque.
• Atraque.
• Maniobra.
• Cambios de horario.

Coordinación con remolcadores

Debe gestionar:

• Número de unidades.
• Horarios.
• Tipo de servicio.
• Maniobra.
• Cambios.

Coordinación con amarradores

Debe gestionar:

• Servicio.
• Hora.
• Lugar.
• Recursos.
• Comunicación.

Gestión de atraques

Debe coordinar:

• Puerto.
• Terminal.
• Atraque.
• Hora prevista.
• Hora real.
• Cambios.

Gestión de cambios de ETA

Debe existir un procedimiento para comunicar:

• Retrasos.
• Adelantos.
• Cancelaciones.
• Cambios de atraque.

Gestión de suministros

Puede incluir:

• Agua.
• Combustible.
• Lubricantes.
• Provisiones.
• Repuestos.
• Materiales.

Bunkering

Cuando forme parte del servicio, puede coordinar:

• Suministro.
• Producto.
• Cantidad.
• Hora.
• Proveedor.
• Documentación.

Gestión de residuos de buques

Puede coordinar:

• Residuos MARPOL.
• Aguas residuales.
• Aceites.
• Basuras.
• Otros residuos.

Gestión de reparaciones

Puede coordinar:

• Talleres.
• Técnicos.
• Repuestos.
• Astilleros.
• Inspecciones.

Servicios de emergencia

Puede coordinar:

• Remolcadores.
• Reparaciones.
• Atención médica.
• Ambulancias.
• Autoridades.
• Seguridad.

Atención a tripulaciones

Puede gestionar:

• Transporte.
• Hoteles.
• Atención médica.
• Repatriaciones.
• Cambios de tripulación.
• Documentación.

Crew change

Debe controlar:

• Tripulantes que desembarcan.
• Tripulantes que embarcan.
• Transporte.
• Documentación.
• Alojamiento.
• Horarios.

Gestión aduanera

Puede coordinar:

• Documentación.
• Declaraciones.
• Inspecciones.
• Mercancías.
• Autoridades aduaneras.

Cuando la empresa preste servicios propios de representación aduanera, deberá diferenciarse claramente esta actividad de la mera coordinación logística.

Autoridades

La consignataria puede relacionarse con:

• Autoridad Portuaria.
• Capitanía Marítima.
• Aduanas.
• Sanidad Exterior.
• Autoridades fronterizas.
• Otros organismos competentes.

Gestión de inspecciones

Puede coordinar:

• Inspecciones sanitarias.
• Inspecciones aduaneras.
• Inspecciones marítimas.
• Inspecciones de carga.
• Inspecciones de seguridad.

Gestión de mercancías peligrosas

Debe controlar:

• Identificación.
• Declaraciones.
• Clasificación.
• Documentación.
• Comunicación.
• Coordinación con terminal.

Mercancías especiales

Puede gestionar:

• Carga sobredimensionada.
• Carga pesada.
• Animales.
• Mercancías perecederas.
• Mercancías peligrosas.
• Carga refrigerada.

Mercancías refrigeradas

Debe coordinar:

• Contenedores reefer.
• Conexión eléctrica.
• Temperatura.
• Alarmas.
• Incidencias.

Gestión de cruceros

Las consignatarias de cruceros pueden gestionar:

• Escala.
• Pasajeros.
• Tripulación.
• Excursiones.
• Suministros.
• Residuos.
• Transporte.
• Servicios al buque.

Gestión de ferris

Puede incluir:

• Pasajeros.
• Vehículos.
• Camiones.
• Remolques.
• Carga.
• Embarque.
• Desembarque.

Gestión Ro-Ro

Debe coordinar:

• Vehículos.
• Remolques.
• Camiones.
• Terminal.
• Estibadores.
• Naviera.

Gestión de graneleros

Puede coordinar:

• Descarga.
• Terminal de graneles.
• Estiba.
• Muestreo.
• Inspecciones.
• Documentación.

Gestión de petroleros

Puede incluir:

• Terminal de líquidos.
• Suministro.
• Documentación.
• Operaciones de carga y descarga.
• Servicios de seguridad.

Gestión de buques químicos

Debe reforzar:

• Información del producto.
• Documentación.
• Seguridad.
• Coordinación con terminal.
• Emergencias.

Gestión de gaseros

Puede requerir coordinación específica de:

• Terminal.
• Seguridad.
• Atraque.
• Operaciones.
• Emergencias.

Gestión de buques frigoríficos

Debe controlar:

• Carga.
• Temperatura.
• Equipos frigoríficos.
• Terminal.
• Incidencias.

Seguimiento de la escala

Debe registrar:

• ETA prevista.
• ETA actualizada.
• Llegada.
• Atraque.
• Inicio de operaciones.
• Final de operaciones.
• Salida.

Parte de escala

Puede incluir:

• Horarios.
• Servicios.
• Incidencias.
• Operaciones.
• Gastos.
• Observaciones.

Despacho de buques

Debe controlarse la documentación necesaria para:

• Entrada.
• Permanencia.
• Operaciones.
• Salida.

Gestión económica de la escala

Puede controlar:

• Servicios contratados.
• Tarifas.
• Gastos.
• Facturas.
• Proveedores.
• Costes imputables.

Liquidación de gastos

Debe garantizar:

• Trazabilidad.
• Justificación.
• Validación.
• Facturación.
• Archivo.

Gestión de proveedores

Puede incluir:

• Prácticos.
• Remolcadores.
• Amarradores.
• Estibadores.
• Terminales.
• Transporte.
• Hoteles.
• Talleres.
• Empresas de residuos.

Evaluación de proveedores

Puede valorar:

• Calidad.
• Puntualidad.
• Disponibilidad.
• Precio.
• Incidencias.
• Capacidad de respuesta.

Gestión de clientes

Los principales clientes pueden ser:

• Armadores.
• Navieras.
• Operadores marítimos.
• Empresas de transporte marítimo.
• Empresas logísticas.

Atención al cliente

Debe controlar:

• Solicitudes.
• Información de escalas.
• Incidencias.
• Cambios.
• Reclamaciones.
• Tiempos de respuesta.

Gestión de incidencias

Puede incluir:

• Retrasos.
• Cambios de atraque.
• Cancelaciones.
• Averías.
• Problemas documentales.
• Problemas aduaneros.
• Incidencias de carga.
• Incidencias de tripulación.
• Fallos de proveedores.

Gestión de emergencias

Debe disponer de procedimientos para:

• Accidentes.
• Incendios.
• Derrames.
• Contaminación.
• Averías.
• Enfermedades a bordo.
• Evacuaciones.
• Incidentes de seguridad.

Gestión de reclamaciones

Debe analizar:

• Cliente.
• Buque.
• Escala.
• Servicio.
• Incidencia.
• Proveedor.
• Causa.
• Evidencias.
• Resolución.

Trazabilidad

Debe poder reconstruirse:

cliente → buque → escala → servicio → proveedor → operación → incidencia → resolución.

Gestión de personal

Debe controlar:

• Responsabilidades.
• Turnos.
• Guardias.
• Disponibilidad.
• Formación.
• Competencias.

Servicio 24/7

Muchas consignatarias requieren sistemas de:

• Guardias.
• Teléfonos de emergencia.
• Turnos.
• Relevo.
• Escalado de incidencias.

Sistemas informáticos

Puede utilizar:

• ERP.
• Sistemas portuarios.
• PCS.
• Sistemas de gestión de escalas.
• CRM.
• Gestión documental.
• Plataformas de autoridades.

Ciberseguridad

La ISO 27001 puede proteger:

• Datos de buques.
• Información de clientes.
• Documentación.
• Sistemas portuarios.
• Comunicaciones.
• Información de tripulaciones.

Protección de datos

Debe gestionarse adecuadamente la información relativa a:

• Tripulantes.
• Pasajeros.
• Contactos.
• Clientes.
• Proveedores.

Continuidad del negocio

La ISO 22301 puede abordar:

• Caídas de sistemas.
• Fallos de comunicaciones.
• Ciberataques.
• Pérdida de conectividad.
• Incidencias portuarias.
• Interrupciones de proveedores.

Gestión ambiental

La ISO 14001 puede aplicarse a los aspectos ambientales propios de la actividad administrativa y, especialmente, a los servicios coordinados relacionados con:

• Residuos.
• Derrames.
• Emisiones.
• Consumos.
• Gestión de residuos de buques.

Gestión documental

Puede incluir:

• Procedimiento de gestión de escalas.
• Procedimiento de preaviso.
• Procedimiento de atraques.
• Procedimiento de coordinación portuaria.
• Procedimiento de gestión documental.
• Procedimiento de tripulaciones.
• Procedimiento de pasajeros.
• Procedimiento de carga.
• Procedimiento de mercancías peligrosas.
• Procedimiento de contratación de servicios.
• Procedimiento de proveedores.
• Procedimiento de suministros.
• Procedimiento de residuos.
• Procedimiento de reparaciones.
• Procedimiento de inspecciones.
• Procedimiento de emergencias.
• Procedimiento de cambios de ETA.
• Procedimiento de incidencias.
• Procedimiento de reclamaciones.
• Procedimiento de facturación.
• Procedimiento de protección de datos.
• Procedimiento de ciberseguridad.
• Plan de continuidad.
• Indicadores.
• Auditorías.
• Acciones correctivas.

Indicadores de calidad

Pueden medirse:

• Escalas gestionadas.
• Escalas sin incidencias.
• Tiempo de respuesta.
• Errores documentales.
• Retrasos atribuibles a la gestión.
• Incidencias de proveedores.
• Reclamaciones.
• Satisfacción del cliente.

KPI de escalas

Especialmente relevantes:

• Número de escalas.
• Cumplimiento de ETA.
• Tiempo de respuesta.
• Incidencias por escala.
• Escalas con documentación correcta.
• Servicios contratados sin incidencias.

KPI de proveedores

Pueden incluir:

• Cumplimiento de horarios.
• Incidencias.
• Tiempo de respuesta.
• Disponibilidad.
• Calidad del servicio.

KPI de clientes

Pueden incluir:

• Satisfacción.
• Reclamaciones.
• Tiempo de respuesta.
• Retención de clientes.
• Incidencias por cliente.

Requisitos principales de la ISO 9001

El Sistema de Gestión puede contemplar:

• Contexto.
• Partes interesadas.
• Requisitos del armador.
• Requisitos de la naviera.
• Requisitos legales.
• Gestión de riesgos.
• Planificación de escalas.
• Gestión documental.
• Coordinación portuaria.
• Gestión de proveedores.
• Gestión de servicios.
• Atención al buque.
• Gestión de tripulaciones.
• Gestión de carga.
• Trazabilidad.
• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Indicadores.
• Auditorías internas.
• Revisión por la Dirección.
• Acciones correctivas.
• Mejora continua.

Normas y sistemas complementarios

ISO 14001

Para gestionar los aspectos ambientales relacionados con la actividad y los servicios portuarios coordinados.

ISO 45001

Puede aplicarse a la gestión de seguridad y salud de la propia organización y a los procesos bajo su control.

ISO 27001

Especialmente interesante para proteger información de clientes, buques, tripulaciones y sistemas portuarios.

ISO 22301

Para garantizar la continuidad de los servicios de consignación y atención 24/7.

¿Por qué elegir Consultores ISO?

En Consultores ISO ayudamos a empresas consignatarias a implantar Sistemas de Gestión adaptados a sus procesos específicos de gestión de escalas, representación de armadores y navieras, coordinación portuaria, documentación, contratación de servicios, atención al buque, gestión de tripulaciones, carga, proveedores, incidencias y reclamaciones.

Adaptamos el sistema a consignatarias de portacontenedores, graneleros, buques Ro-Ro, ferris, cruceros, petroleros, buques químicos, gaseros, buques frigoríficos y carga general.

También podemos integrar la ISO 9001 con ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 e ISO 22301, según las características de la empresa.

El objetivo es disponer de un sistema práctico que permita mejorar la gestión de escalas, reducir errores documentales, mejorar la coordinación entre operadores portuarios, controlar proveedores, reducir incidencias y ofrecer un servicio más fiable a armadores y navieras.

FAQ – Preguntas frecuentes

¿Puede una empresa consignataria certificarse con ISO 9001?

Sí. La ISO 9001 puede aplicarse a los procesos de representación, gestión de escalas, coordinación portuaria, documentación, contratación de servicios y atención al buque.

¿Qué procesos son más críticos?

Destacan la planificación de escalas, gestión documental, coordinación con autoridades, terminales, estibadores, prácticos, remolcadores y amarradores, gestión de proveedores y resolución de incidencias.

¿Es importante ISO 27001 para una consignataria?

Sí. Las consignatarias manejan información operativa y comercial de buques, navieras, tripulaciones, cargas, proveedores y escalas, por lo que la seguridad de la información puede ser un elemento crítico.

¿Es recomendable ISO 22301?

Sí, especialmente para consignatarias que prestan servicios de atención 24/7, ya que la continuidad de las comunicaciones, sistemas y personal de guardia es esencial.

¿Qué indicadores son más importantes?

Destacan las escalas gestionadas, errores documentales, incidencias por escala, cumplimiento de horarios, tiempo de respuesta, incidencias de proveedores, reclamaciones y satisfacción de navieras y armadores.

¿Puede integrarse ISO 9001 con ISO 14001, ISO 45001 e ISO 27001?

Sí. Un sistema integrado permite gestionar conjuntamente calidad, medio ambiente, seguridad y salud y seguridad de la información, adaptándolo a la actividad de la consignataria.

¿Necesitas ayuda?

Puede obtener más información en: info@consultoresiso.es , Consultores ISO , ISO 9001.

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